1. Rechtspersoon

Music on the Block ("Dienstverlener") exploiteert het platform onder het domein mijnmotb.

Juridische gegevens

• Music on the Block
• Graafschapstraat 34, 2033JM Haarlem, Nederland
• KvK: 54390052
• E-mail: info@musicontheblock.nl

De Dienstverlener sluit overeenkomsten met de School zoals hieronder gedefinieerd.

2. Definities

Platform
Een softwaresysteem dat administratieve en operationele tools biedt voor het beheer van muziekonderwijs.

School / Opdrachtgever
Music on the Block, zijnde de enige organisatie die het Platform gebruikt en afneemt.

Eindgebruikers
Docenten, leerlingen, ouders en medewerkers die toegang hebben tot het Platform onder de accountstructuur van de School.

Persoonsgegevens
Alle informatie over geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke personen die via het Platform wordt verwerkt.

3. Platformstructuur (single-client systeem)

Het Platform is een dedicated single-client systeem dat uitsluitend wordt geëxploiteerd voor Music on the Block.

Het is geen multi-tenant SaaS-omgeving en wordt niet gedeeld met andere organisaties of klanten.

De Dienstverlener levert het Platform als beheerd, maatwerk geconfigureerd systeem, inclusief freelance-achtige dienstverlening waar van toepassing.

4. Reikwijdte van de dienst

Het Platform biedt administratieve tools voor muziekonderwijsactiviteiten, waaronder

• Planning en lesroosters
• Beheer van leerlingen, docenten en medewerkers
• Communicatie en bestandsdeling
• Facturatie-ondersteuning en administratieve financiële tooling

Het Platform is strikt een administratief systeem.
De Dienstverlener verleent geen:

• Onderwijsdiensten
• Financiële diensten
• Betalingsverwerkingsdiensten
• Juridische of fiscale adviesdiensten

5. Accountstructuur en verantwoordelijkheid

• Eindgebruikers kunnen accounts aanmaken via zelfregistratie en inschrijvingsaanvragen.
• Alle accounts en inschrijvingen vereisen beoordeling en goedkeuring door de School vóór activatie.
• Docenten en medewerkers worden door de School uitgenodigd.
• De School is verantwoordelijk voor het valideren van geschiktheid, autorisatie en toegangsrechten voor alle Eindgebruikers, inclusief minderjarigen.
• De School is verantwoordelijk voor het beheren van machtigingen en interne toegangscontrole.

6. Abonnement en financiële structuur

• Het Platform wordt geleverd onder een abonnementsovereenkomst met de School.
• Tarieven worden maandelijks gefactureerd tenzij anders overeengekomen.
• Betalingen kunnen worden verwerkt via externe dienstverleners (bijv. Moneybird).
• De Dienstverlener is geen betalingsverwerker of merchant of record voor lesgelden.
• Facturen gegenereerd via het Platform worden namens de School aangemaakt.
• De School is de enige uitgever van facturen en is volledig verantwoordelijk voor juridische, fiscale en belastingcompliance.

7. Externe diensten en subprocessors

Het Platform gebruikt externe dienstverleners, waaronder

• Hetzner (hostinginfrastructuur)
• Google Workspace (communicatiediensten)
• Cloudinary (mediaopslag)
• Umami Analytics (gebruiksanalytics)
• Moneybird (facturatie en boekhouding)

Deze partijen treden waar van toepassing op als subprocessors.
De Dienstverlener:

• gebruikt subprocessors als onderdeel van de Platformexploitatie
• behoudt operationele verantwoordelijkheid voor hun integratie
• is niet aansprakelijk voor uitval of storingen bij derden
• zal redelijke inspanningen leveren om verstoringen te beperken en de dienst te herstellen
• informeert de School persoonlijk over materiële wijzigingen in subprocessors
• biedt geen opt-out mechanisme vanwege het single-client karakter van het Platform
• vereist toestemming voor onboarding en voortgezet gebruik van noodzakelijke subprocessors

8. Gegevensbescherming en rollen (AVG)

8.1 Rollen

• De School is verwerkingsverantwoordelijke voor Eindgebruikersgegevens.
• De Dienstverlener treedt op als verwerker bij verwerking van gegevens namens de School.
• De Dienstverlener treedt op als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor operationele gegevens (waaronder facturatiegegevens, beveiligingslogs, systeemtelemetrie en supportcommunicatie).

De Dienstverlener bepaalt niet de doeleinden van verwerking voor Eindgebruikersgegevens.

8.2 Verwerkingsomvang

Verwerkte persoonsgegevens kunnen omvatten

• identiteits- en contactgegevens
• planning- en aanwezigheidsgegevens
• communicatiegegevens
• financiële en facturatie-informatie
• geüploade documenten en media

8.3 Gegevens van kinderen

Het Platform kan worden gebruikt door personen onder de 16 jaar.
De School is verantwoordelijk voor rechtmatige verwerking, inclusief ouderlijke toestemming waar de wet dit vereist.

9. Rechten van betrokkenen en ondersteuning

• Eindgebruikers kunnen rechten uitoefenen waaronder inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid via de School.
• De School is verantwoordelijk voor het afhandelen van alle verzoeken van betrokkenen.
• De Dienstverlener biedt redelijke ondersteuning aan de School bij het nakomen van verplichtingen onder toepasselijke privacywetgeving.
• Bewaar- en verwijderingsregels worden beheerst door het Privacybeleid.

10. Aanvaardbaar gebruik

Gebruikers mogen niet

• Ongeautoriseerde gegevens of systemen benaderen
• Het Platform verstoren of overbelasten
• Het Platform reverse engineeren, kopiëren of exploiteren
• Het Platform gebruiken voor onrechtmatige doeleinden
• Authenticatie of toegangscontroles omzeilen

11. Beschikbaarheid

Het Platform wordt geleverd op basis van best effort.
Er worden geen garanties gegeven met betrekking tot ononderbroken beschikbaarheid of foutloze werking.

Onderhoud of updates kunnen de toegang tijdelijk beïnvloeden.
________________________________________

12. Beveiliging

De Dienstverlener implementeert passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder

• HTTPS-versleuteling
• Rolgebaseerde toegangscontrole
• Veilige authenticatiesystemen
• Monitoring en logging
• Back-up- en herstelmechanismen

Beveiligingspraktijken worden verder beschreven in het Privacybeleid.
________________________________________

13. Aansprakelijkheid

13.1 Aansprakelijkheidsplafond

De totale aansprakelijkheid is beperkt tot de vergoedingen betaald door de School in de zes (6) maanden voorafgaand aan de gebeurtenis die aanleiding geeft tot de vordering.

13.2 Uitsluiting van schade

De Dienstverlener is niet aansprakelijk voor

• winst- of omzetverlies
• bedrijfsonderbreking
• onjuiste gegevens ingevoerd door gebruikers
• storingen bij externe diensten
• indirecte of gevolgschade

13.3 Beperking van dienstverlening

De Dienstverlener is niet verantwoordelijk voor

• uitvoering of kwaliteit van lessen
• gedrag van docenten of leerlingen
• onderwijsresultaten
• financiële afspraken tussen de School en Eindgebruikers

13.4 Wettelijke beperking

Niets in deze voorwaarden sluit aansprakelijkheid uit waar een dergelijke uitsluiting bij wet is verboden.

14. Overmacht

De Dienstverlener is niet aansprakelijk voor tekortkoming of vertraging veroorzaakt door gebeurtenissen buiten redelijke controle, waaronder

• infrastructuuruitval
• cyberaanvallen ondanks redelijke waarborgen
• natuurrampen
• overheidsmaatregelen of wettelijke beperkingen

15. Beëindiging en opschorting

• De overeenkomst is maandelijks voortdurend.
• Beide partijen kunnen opzeggen met 30 dagen schriftelijke opzegtermijn.
• Vergoedingen blijven verschuldigd tijdens de opzegtermijn.

De Dienstverlener kan

• onmiddellijk de toegang opschorten bij misbruik, beveiligingsrisico of wanbetaling
• toegang intrekken bij beëindiging

Bij beëindiging

• kan toegang onmiddellijk worden uitgeschakeld
• kan data-export beschikbaar worden gesteld voor minimaal 14–30 dagen, tenzij wettelijke bewaarplichten of beveiligingsbeperkingen dit verhinderen

16. Wijzigingen

De Dienstverlener kan deze voorwaarden bijwerken.
Bij materiële wijzigingen worden gebruikers geïnformeerd.

U moet de bijgewerkte voorwaarden expliciet accepteren voordat u het Platform verder gebruikt. Voortgezet gebruik zonder acceptatie geldt niet als instemming met bijgewerkte voorwaarden.

17. Afstemming gegevensbescherming

18. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Deze voorwaarden worden beheerst door het recht van Nederland.
Alle geschillen worden voorgelegd aan de exclusief bevoegde rechter in Nederland.

19. Contact

Music on the Block
Graafschapstraat 34

2033JM Haarlem

Nederland
info@musicontheblock.nl

1. Inleiding

Music on the Block ("wij", "ons" of "onze") zet zich in voor de bescherming van de privacy en persoonsgegevens van leerlingen, ouders, docenten, medewerkers en andere gebruikers van onze interne beheersystemen.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

Verwerkingsverantwoordelijke

• Music on the Block
• Bedrijfsadres: Graafschapstraat 34, 2033JM, Haarlem
• E-mail: info@musicontheblock.nl
• Telefoon: +31 85 12 48 792
• Kamer van Koophandel (KvK): 54390052

3. Persoonsgegevens die wij verzamelen

Wij kunnen de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen en verwerken

• Accountgegevens
• Voornaam en achternaam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Postadres
• Geboortedatum
• Profielfoto
• Versleutelde wachtwoordgegevens
• Leerling- en oudergegevens
• Leerlinggegevens
• Gegevens van ouder of voogd
• Contactgegevens
• Inschrijvingsgegevens
• Gegevens over lesdeelname
• Interne administratieve notities
• Planningsgegevens
• Beschikbaarheidsinformatie
• Lesroosters
• Aanwezigheidsgegevens
• Agenda-evenementen
• Lesgeschiedenis
• Financiële gegevens
• Factuurgegevens
• Facturen
• Betalingsstatus
• BTW-informatie waar van toepassing
• Geüploade content
• Documenten
• Contracten
• Afbeeldingen
• Andere bestanden geüpload door geautoriseerde gebruikers

4. Doel van verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden

• Beheren van leerlinginschrijvingen
• Plannen van lessen en evenementen
• Communiceren over roosterwijzigingen
• Beheren van docentbeschikbaarheid
• Bijhouden van administratieve dossiers
• Beheren van financiële informatie en facturatie
• Handhaven van platformbeveiliging
• Bieden van technische ondersteuning
• Naleven van wettelijke verplichtingen

5. Rechtsgrond voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende rechtsgronden

• Uitvoering van een overeenkomst
• Naleving van wettelijke verplichtingen
• Gerechtvaardigde belangen in verband met het exploiteren en verbeteren van onze onderwijsdiensten
• Toestemming waar de wet dit vereist

6. Gegevens van kinderen

Onze diensten betreffen leerlingen onder de 16 jaar.
Waar vereist worden persoonsgegevens van minderjarigen verzameld en beheerd via een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Wij nemen extra zorg om gegevens van kinderen te beschermen en verwerken deze uitsluitend voor onderwijs- en administratieve doeleinden.

7. Cookies en authenticatie

Het CRM gebruikt essentiële cookies en vergelijkbare technologieën die nodig zijn voor

• Gebruikersauthenticatie
• Sessiebeheer
• Beveiligingsdoeleinden
• Deze technologieën zijn noodzakelijk voor de werking van het platform en kunnen niet worden uitgeschakeld zonder de functionaliteit te beïnvloeden.

8. Analytics

Wij gebruiken privacygerichte analysetools om het gebruik van onze systemen te begrijpen en onze diensten te verbeteren.

Analytische gegevens worden in geaggregeerde vorm gebruikt en zijn niet bedoeld om individuele gebruikers te identificeren.

9. Dienstverleners

Wij kunnen vertrouwde externe dienstverleners gebruiken om onze systemen te exploiteren, waaronder

• Hetzner (hostinginfrastructuur)
• Google Workspace / Gmail (e-mailcommunicatie)
• Cloudinary (bestands- en beeldopslag)
• Umami Analytics (website-analytics)
• Moneybird (financiële administratie, facturatie en boekhouding)
• Deze partijen verwerken gegevens alleen voor zover nodig om hun diensten te leveren en zijn gebonden aan passende contractuele en beveiligingsverplichtingen.

10. Gegevensbeveiliging

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies, misbruik, wijziging of openbaarmaking.

Beveiligingsmaatregelen omvatten

• HTTPS-versleuteling
• Wachtwoordbeveiliging
• Toegangscontrole op basis van gebruikersrollen
• Veilige hostinginfrastructuur
• Regelmatige back-ups

11. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden alleen bewaard zolang als nodig is voor de in dit beleid beschreven doeleinden.

In het algemeen

• Actieve gebruikersgegevens worden bewaard zolang de gebruiker een relatie met Music on the Block onderhoudt.
• Inactieve dossiers kunnen tot twee jaar na beëindiging van de relatie worden bewaard.
• Financiële gegevens worden bewaard voor de periode die de toepasselijke belasting- en boekhoudwetgeving vereist.
• Systeemback-ups kunnen worden bewaard voor operationele en disaster recovery-doeleinden.
• Verwijderde gegevens kunnen tijdelijk in back-upsysteem blijven totdat die back-ups automatisch worden verwijderd.

12. Uw rechten

Onder voorbehoud van toepasselijk recht kunnen betrokkenen verzoeken om

• Inzage in hun persoonsgegevens
• Correctie van onjuiste informatie
• Verwijdering van persoonsgegevens
• Beperking van verwerking
• Bezwaar tegen bepaalde verwerkingsactiviteiten
• Een kopie van hun persoonsgegevens
• Verzoeken kunnen worden ingediend via de bovenstaande contactgegevens.

13. Internationale doorgifte van gegevens

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER), worden passende waarborgen geïmplementeerd in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving.

14. Wijzigingen in dit Privacybeleid

Wij kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken.
Materiële wijzigingen worden gecommuniceerd via passende kanalen en weerspiegeld door de ingangsdatum bovenaan dit document bij te werken.

15. Contact

Voor privacygerelateerde vragen of verzoeken kunt u contact opnemen via

• E-mail: info@musicontheblock.nl
• Adres: Graafschapstraat 34, 2033JM, Haarlem